【Excel仕事術】AI時代に必要なのは関数暗記より「何ができるか」

Excelは、仕事のあちこちで使われています。

請求書、納品書、見積書、シフト表、在庫管理表、顧客一覧、売上集計、原価計算。

会社でExcelを触ったことがある人は多いと思います。でも、Excelで実際に何ができるのか。

そう聞かれると、意外と分からない人もいるのではないでしょうか。

Excelは、ただ表を作るソフトではありません。

• 計算できる
• 必要な情報を探せる
• 条件によって表示を変えられる
• 大量のデータをまとめられる
• グラフにできる
• 毎月繰り返している作業を楽にできることもある

しかも今はAIがあります。

数式が分からなくても、AIに作ってもらえる。
難しい機能の名前を知らなくても、「こういうことをしたい」と説明すれば方法を教えてもらえる。場合によっては、処理を自動化するためのコードまで作ってもらえます。

Microsoft自身も現在のExcelで、Copilotに自然な言葉で指示して、数式の生成、データの整理、グラフ、ピボットテーブルなどを作成できると案内しています。

だから、AI時代のExcelで大事なのは、関数を何個暗記しているかではありません。

この記事の結論

• Excelで何ができるかを知る
• 自分の仕事に使えると気づく
• やりたいことを言葉にしてAIへ伝える
• AIが出した結果を人間が確認する

この記事では、Excelの細かい操作方法を大量に紹介するのではなく、「仕事でExcelをどう使えばいいのか」を考えていきます。

Excelは昔からかなり強いツールだった

今は何でもAIが注目されます。

でも、少し考えてみると、Excel自体はAIが登場するずっと前からかなり強力なツールでした。

• 数字を自動計算する
• 条件によって結果を変える
• 大量のデータをまとめる
• 別の表から情報を探す
• 繰り返し作業を自動化する

こういうことは、以前からできました。

問題は、使いこなすまでのハードルが高かったことだと思います。

この関数を使います。
この機能を使います。
ここからこの設定をします。
もっと複雑ならコードを書きます。

と言われても、「その関数を知らない」「その機能も知らない」「コードなんて書けない」となる人の方が普通です。

だから今までは、Excelに詳しい一部の人だけが、Excelの本当の強さを引き出していました。

AIで変わったのはExcelではなく「使える人の範囲」

ここが、AI時代の大きな変化です。
Excelそのものが突然すごくなったわけではありません。

もちろん新しい機能は増えていますが、もともと便利だった機能を、普通の人でも使いやすくなった。こちらの方が重要です。

たとえば、毎月こんな仕事をしているとします。

• いくつかの売上データを開く
• 必要な項目だけ残す
• いらない項目を削除する
• 一つの表にまとめる
• 商品ごとの売上を集計する

今までは、「そういう作業を楽にできるExcelの機能を知っている人」でなければ、毎月手作業を続けていたかもしれません。

でも今ならAIに、こう聞けます。

毎月、いくつかの売上データを一つにまとめて、不要な項目を消して、商品ごとの売上を集計しています。毎月同じ作業なので、Excelでもっと楽にできませんか？

するとAIから、「こういう方法があります」と教えてもらえます。

その中で、Power Queryという名前が出てくるかもしれません。「何それ？」で構いません。

Power Queryは、簡単にいえば、データを取り込んで、並べ替えたり、不要な列を消したり、複数の表をまとめたりする作業を、繰り返しやりやすくするExcelの機能です。

名前を知らなくてもいい。

「毎月同じデータ整理を自動化できる機能がExcelにはある」と知っていればいいんです。

もし会社がGoogle Workspace中心なら、ExcelではなくGoogleスプレッドシートの方が自然な場合もあります。
スプレッドシートは、Googleフォーム・Gmail・Drive・GASなどとつなげて、共有や自動化まで広げやすいのが強みです。
「Excelで何とかする」と最初から決めず、仕事と環境に合う道具を選ぶことも大切です。

「できることを知らない」とAIにも頼めない

これが一番大事なところです。

AIがどれだけ賢くなっても、そもそも自分の仕事が楽になる可能性に気づかなければ、AIには聞きません。

毎月2時間かけて集計している仕事を、「これは毎月2時間かかる仕事だ」と思っていれば、そのまま続けます。

でも、「Excelって、同じ作業を自動化できることもあるんだよな」と知っていれば、

「これ、自動化できない？」

とAIに聞けます。

つまりAI時代に差がつくのは、「これ、もっと楽にできるんじゃない？」と気づけるかどうかです。

Excelで「これ、自動化できない？」と考えるのと同じで、生成AIも今の仕事をもっと楽にできないかから考えると使い道が見つかります。

Excelで何ができるか、ざっくり知っておこう

細かい機能名を全部覚える必要はありません。

まずは、「Excelではこんなことができる」という地図を持っておけば十分です。

やりたいこと	Excelでできること
売上や原価を計算したい	入力した数字から自動計算できる
在庫が少なくなったら気づきたい	条件に応じて警告を表示できる
商品コードから商品名を出したい	別の表から一致する情報を探せる
月別・担当者別に売上を見たい	大量のデータをまとめて集計できる
数字の変化を見たい	グラフにできる
入力ミスを減らしたい	入力できる内容を制限できる
重複している顧客を探したい	重複データを見つけられる
毎月同じデータ整理をしている	手順を繰り返しやすくできる
同じ処理を何度も行っている	自動化できる場合がある

この程度を知っているだけでも、仕事を見る目が変わります。

関数名より「何をしたいか」を知る

Excelを勉強しようとすると、SUM、IF、XLOOKUP、COUNTIFなどの関数名が出てきます。

初心者からすると、急に呪文が始まったみたいになります。

でも、先に関数名を覚える必要はありません。

まず知っておくこと	あとで知ればいい名前
合計できる	SUM
条件によって結果を変えられる	IF
別の表から情報を探せる	XLOOKUPなど
条件に合う件数を数えられる	COUNTIFなど

必要になったとき、

Excelで、在庫が10個未満なら「発注」と表示したい。どうすればいい？

とAIに聞けばいいんです。

AIが「IF関数を使います」と教えてくれたら、そのとき初めて、「ああ、こういうものがIF関数なのね」と知ればいい。

AI時代のExcelは「発想力」が大事になる

以前なら、Excelが得意な人＝関数をたくさん知っている人、というイメージが強かったと思います。

でもこれからは、少し変わります。

たとえば、毎日同じ数字を別の表へ入力している。

その仕事を見て、Aさんは「今日も入力しよう」と思う。Bさんは、「これ、元のデータから自動で持ってこられない？」と思う。

この差です。

どの関数を使うのか分からなくてもいい。方法を知らなくてもいい。

「できるかもしれない」と気づけること自体がスキルになる。

次に必要なのが「言葉にする力」

気づいたら、今度はAIへ伝えます。

ここでも、「Excelいい感じにして」では弱いです。

たとえば在庫管理なら、

商品コード、商品名、現在庫、発注点を管理しています。
現在庫が発注点を下回ったら「発注」と表示したいです。
商品コードから仕入先も自動で表示したいです。
Excelではどう作ればいいですか？

ここまで説明できれば、AIはかなり答えやすくなります。

ポイントは専門用語ではありません。

• 今、何があるのか
• 何をしたいのか
• 最終的にどうなってほしいのか

これを伝えることです。

CSV・Power Query・VBAを知らなくてもいい

Excelの記事を調べていると、知らない言葉がどんどん出てきます。

CSV。Power Query。VBA。マクロ。ピボットテーブル。初心者なら、「いや、もう分からん」となって当然です。

でも、この段階では名前を覚えなくてもいいんです。

ざっくり意味だけ知っておけば十分です。

用語	とりあえずこれだけ分かればOK
CSV	他のシステムなどから出てくる、Excelでも開けるシンプルなデータファイル
ピボットテーブル	大量のデータを、月別・担当者別などに素早く集計する機能
Power Query	データを取り込み、整理・結合する作業を繰り返しやすくする機能
マクロ	Excelで行う一連の作業を自動化する仕組み
VBA	Excelの自動化などに使われるプログラムを書くための言語

大切なのは名称ではなく、「そんなことまでExcelでできるんだ」と知ることです。

コードを書けなくても、自動化を考えられる時代

昔は、「ここから先はプログラミングが必要です」と言われた時点で、多くの人には壁がありました。

でも今はAIがあります。
必要な処理を説明すれば、AIにコード案を作ってもらうこともできます。

さらに現在のExcelでは、Pythonというプログラミング言語をExcel内で分析に利用でき、MicrosoftはCopilotと組み合わせることでPythonやExcelの専門家でなくても分析を支援できると案内しています。

もちろん、AIが出したコードを何も確認せず業務へ入れるのは危険です。

でも、「コードを書けないから、自動化なんて自分には関係ない」とは言い切れない時代になりました。

今はExcel技能の差より「仕事の見方」で差がつく

「じゃあExcelが得意だった人の価値はなくなるの？」と思うかもしれませんが、そんなことはありません。

詳しい人は、どの方法が適切か判断するのも速い。AIの間違いにも気づきやすい。複雑な問題にも対応できます。

ただ、初心者との距離は以前より縮んだと思います。

昔なら数式を組めない時点で止まっていた人でも、今はAIに相談しながら進められます。

これからは、知識量だけでなく、仕事をどう改善できるか考えられる人の方が強くなります。

ExcelでAIに頼むなら、この順番で説明する

難しいプロンプトを覚える必要はありません。

AIに伝えること	例
今何をしているか	毎月、商品の売上を手作業でまとめている
何が面倒か	ファイルが複数あり、毎回コピーしている
何をしたいか	一つにまとめて商品別に集計したい
最終的にどうしたいか	来月から同じ作業を簡単に更新したい

これなら、

毎月、複数の売上データを手で一つにまとめています。商品別に売上を集計していて、来月以降も同じ作業があります。Excelでもっと楽にする方法はありますか？

でいい。

専門用語はAI側から出してもらえばいいんです。

AIに「方法そのもの」を聞いてもいい

自分で、「この仕事にはPower Queryを使おう」まで考える必要はありません。

知らないんだから、分からなくて当然です。

それより、

Excelでこういう仕事をしています。
もっと簡単にする方法がありますか？
関数、Excelの機能、自動化など、初心者でもできる方法から教えてください。

と聞く。

これならAI側が、関数がいい、ピボットテーブルがいい、Power Queryがいい、別の方法がいい、と候補を出せます。

AIに答えだけでなく、道具選びから手伝ってもらえる。

ただしAIが作ったものは確認する

AIに数式を作ってもらった。動いた。だから正しい。とは限りません。

仕事で使うなら、金額、数量、日付、税率、集計範囲、対象データなどは確認した方がいいでしょう。

たとえば売上集計なら、数件だけ自分で計算して、Excelの結果と合うかを見る。それだけでも確認になります。

AIを使うほど、完成品を判断する力は残ります。

それでも最低限のExcel操作は覚えよう

ここまで、「暗記しなくていい」と言ってきました。でも、何も覚えなくていいわけではありません。

毎日使う操作まで、そのたびAIに聞いていたら逆に遅い。最低限のショートカットくらいは覚えておいた方が楽です。

操作	ショートカット
コピー	Ctrl + C
貼り付け	Ctrl + V
切り取り	Ctrl + X
元に戻す	Ctrl + Z
保存	Ctrl + S
検索	Ctrl + F
セルの中を編集	F2
列全体を選択	Ctrl + Space
行全体を選択	Shift + Space
データの端まで移動	Ctrl + 矢印

全部覚える必要はありません。

自分が毎日使うものから覚えましょう。

Excelでできることと、Excelでやるべきことは違う

Excelはかなり便利です。

でも、何でもExcelにすればいいわけではありません。

• 何百人も同時に更新する
• 非常に大きなデータを扱う
• 細かいアクセス権限が必要
• 重要な基幹業務として長期間運用する

こういった場合は、専用システムやデータベースなどの方が向いていることがあります。

Excelでできる＝Excelでやるべき、ではありません。

この判断も実務スキルです。

Excelの勉強から始めなくてもいい

Excelを使えるようになりたい。

そう思ったとき、「Excelの本を最初から勉強しよう」と考える人もいるでしょう。
もちろん、それも悪くありません。

でも仕事で使うなら、私は先に、自分の仕事を見る方がいいと思います。

• 毎日同じ入力をしていないか
• 毎月同じ集計をしていないか
• 同じ数字を別の表へ何度も移していないか
• 毎回同じ条件でチェックしていないか

そこで、「これ、もっと楽にできない？」と思ったらAIに聞く。
必要になった機能だけ、そのとき覚える。

この方が、何のためにExcelを覚えるのかがはっきりします。

AI時代に強い人は「既存ツール×AI」を使える人

AIが登場すると、「これからは全部AI」という話になりがちです。

でも実際の仕事では、そう単純ではありません。

Excel、Googleスプレッドシート、メール、チャット、社内システム。

以前から使われているツールには、すでに強力な機能がたくさんあります。

AIは、それらを全部置き換えるというより、今まで一部の詳しい人しか使えなかった機能へ、普通の人がアクセスしやすくする存在とも考えられます。

だから、「どのAIを使えばいい？」だけではなく、「今ある道具で何ができる？」という視点も持っておいた方がいい。

まとめ｜Excelで差がつくのは「知識量」から「発想」へ

Excelは、ただ表を作るソフトではありません。

• 計算
• 検索
• 判定
• 集計
• 分析
• グラフ
• データ整理
• 自動化

かなり多くのことができます。

そして、それらの多くはAIが登場する前からありました。

違うのは、以前より使うハードルが下がったことです。

AI時代のExcel仕事術

1. 何ができるかを知る
2. 自分の仕事に使えると気づく
3. やりたいことを言葉にする
4. AIに方法を聞く
5. 出てきた結果を確認する

Excelが得意な人と苦手な人の差は、AIによって小さくできます。

でも、「これ、もっと楽にできるんじゃない？」と考える人と、考えない人の差は残ります。

AI時代のExcel仕事術で一番大切なのは、関数を暗記することではありません。

Excelで何ができるかを知り、仕事をもっと良くできる可能性に気づくこと。

そこからで十分です。