「仕事の段取りが悪い」と言われた。
でも、自分ではサボっているつもりはない。頼まれた仕事には、むしろすぐ取りかかっている。
それなのに途中で確認事項が出て止まる。必要な物が足りない。誰かの返事待ちになる。締切直前になって、まだやることが残っていることに気づく。
そんな状態なら、仕事を始めるのが遅いのではなく、始める前の準備が足りないのかもしれません。
段取りが悪い人は、動くのが遅いとは限りません。むしろ、考える前に手を動かし始めるのが早すぎることがあります。
段取りは、仕事を速くこなす技術ではありません。
仕事を始める前に、完成までの流れを作ること。
この記事では、段取りが悪くなりやすい原因と、着手前に何を確認すれば仕事が止まりにくくなるのかを整理します。
仕事を始める前に確認したい7つ
- 何ができれば完了か
- 期限はいつか
- 必要な作業は何か
- 何を先に終わらせる必要があるか
- 誰かに頼む・確認してもらう仕事はあるか
- 途中でどこに確認を入れるか
- 予定が崩れたとき何を組み直すか
仕事の段取りは完成までの流れを作ること
段取りというと、「今日やることを並べる」「スケジュール帳に予定を書く」と考える人もいると思います。
もちろん、それも段取りの一部です。でも本当に必要なのは、仕事が完成するまでに何が必要なのかを先に見ることです。
例えば、金曜日までに提案資料を提出するとします。
- 何を提案するのか決める
- 必要な数字を集める
- 関係者へ確認する
- 初稿を作る
- 上司に確認してもらう
- 修正する
- 提出する
この流れを考えず、いきなりPowerPointを開いて資料を作り始めると、途中で「この数字がない」「先に確認が必要だった」と止まります。
作業はしている。でも、仕事全体は進んでいない。
段取りが悪いときは、こういうことが起きます。
段取りが悪いと作業する日に問題が見つかる
私は建設業で、段取りが悪い場面を何度も見てきました。
分かりやすいのが、現場に入る当日になって材料が違うことに気づくケースです。
現場に着いた。材料を確認した。
「これ、違うじゃん。」
でも、本来そこを確認するのは当日ではありません。
図面や仕様を確認する。必要な材料を決める。発注する。届いたものが合っているか確認する。問題があれば、現場へ入る前に直す。
当日になって材料違いに気づけば、その日の作業が止まります。職人がいても施工できない。車も動いている。現場も空けてもらっている。それでも、材料が違えば仕事は進みません。
段取りが悪いと、自分一人の時間ではなく、周りの時間まで止めます。
必要な物を早く用意すればいいわけではない
もう一つ、建設業ではよく分かる例があります。
材料を加工してからでないと施工できない仕事なのに、加工の手配より先に接着剤を用意する。
接着剤はある。でも、貼る材料がまだ加工できていない。それでは施工できません。
先に動かすべきなのは、時間のかかる加工の方です。
「何を準備するか」だけでは足りません。「何を先に準備しないと、次へ進めないか」まで考える。
これは建設業に限りません。
事務なら上司の承認、営業なら顧客の回答、製造なら部材、資料作成なら必要な数字。同じことです。
最初に「何ができたら完了か」を確認する
段取りを考える前に、まず完成形を確認します。
「資料を作って」と言われても、それだけでは完成形が分かりません。
誰に見せるのか。何を判断してもらうのか。どのくらいの情報が必要なのか。いつ、どの状態で提出すれば完了なのか。
ここが曖昧なまま始めると、作る側と頼んだ側で完成形がずれます。
例えば「来週の会議で使う、新商品の提案資料を作ってほしい」と言われたとします。
商品の特徴を説明する資料なのか。それとも、新商品を採用するか決めてもらう資料なのか。それだけでも、入れる内容は変わります。
最初に確認するのは、作業内容より「何ができたらこの仕事は終わりなのか」です。
必要な作業を全部出してから順番を決める
完成形が分かったら、そこまでに必要な作業を一度出します。大げさな工程表を作る必要はありません。紙でもメモアプリでもいいので、完成までに何をするかを書きます。
例えば、
- 必要な情報を確認する
- 数字を集める
- 関係者へ確認する
- 構成を決める
- 初稿を作る
- 上司に確認してもらう
- 修正して提出する
まで出せば、「先に数字を頼んでおこう」「上司の確認時間も必要だな」と見えてきます。
頭の中だけで仕事を持っていると、作業の途中で次の工程を思い出します。
始める前に最後まで一度見る。
それだけで抜けはかなり減ります。
自分以外が動く仕事は先に出しておく
段取りで特に先に見たいのが、自分だけでは終わらない仕事です。
- 上司の承認が必要
- 他部署から数字をもらう
- 顧客から回答をもらう
- 仕入先から見積を取る
- 外注先に加工してもらう
自分で作る資料なら、自分が頑張れば進められます。
でも、他人の回答を待つ時間は、自分だけでは縮められません。
だから、加工に3日かかるなら先に加工を頼む。上司の確認が必要なら、完成予定だけでなく確認してほしい日時まで伝えておく。
段取りがいい人は、自分が作業する時間だけでなく、誰かに動いてもらう時間も先に予定へ入れています。
締切だけでなく途中の期限も決めておく
締切が金曜日だから、金曜日までに終わればいい。
これだと、確認や修正の時間がなくなることがあります。
金曜日に上司へ見せて「ここ直して」と言われれば、そこから修正です。
だから、最終期限だけでなく途中にも期限を置きます。
| 日程 | やること |
|---|---|
| 火曜 | 必要な情報を集める |
| 水曜 | 初稿を作る |
| 木曜午前 | 上司に確認してもらう |
| 木曜午後 | 修正する |
| 金曜午前 | 最終確認 |
| 金曜15時 | 提出 |
ここで大事なのは、自分が手を動かす時間だけで予定を埋めないことです。
確認、修正、待ち時間も仕事の一部です。
優先順位と段取りは分けて考える
優先順位と段取りは似ていますが、少し違います。
| 考えること | 意味 |
|---|---|
| 優先順位 | 仕事Aと仕事Bのどちらを先にやるか |
| 段取り | 仕事Aをどんな順番で完成させるか |
仕事が五つ重なっているなら、まずどれから手をつけるか決める。
一つを選んだら、その仕事を完成までどう進めるか段取りする。
この二つを分けると考えやすくなります。
複数の仕事が重なって「何からやればいいか分からない」という場合は、こちらの記事で優先順位の決め方を整理しています。
確認を最後まで取っておかない
段取りが崩れる原因の一つが、確認するタイミングです。
例えば、資料を100％完成させてから初めて上司へ見せる。そこで「方向が違う」と言われれば、大きく作り直すことになります。
特に、完成形に自信がない仕事ほど早めに確認した方がいい。
- 方向性を決めた段階
- 骨組みを作った段階
- 初稿ができた段階
全部の段階で確認する必要はありません。でも、間違っていたときに戻る距離が短いうちに確認するのが大切です。
以前、私自身が「たたき台を100％まで作ってから見せる」進め方をしていた話はこちらで書いています。
急な仕事が入ったら段取りを組み直す
どれだけ段取りをしても、その通りに一日が終わるとは限りません。
電話が来る。上司から急ぎの依頼が入る。トラブルが起きる。予定が崩れること自体は普通です。
問題なのは、新しい仕事が入るたびに「じゃあ、これを先にやろう」と飛びついて、元の予定をそのままにすることです。
急な仕事が入ったら、
- いつまでに必要か
- 今やっている仕事より先か
- 何を後ろへずらすか
- ずらすと誰に影響するか
を見て、一度組み直します。
段取りは、一度作った予定を意地でも守ることではありません。状況が変わったら、仕事全体を組み直すためのものです。
段取りが悪いと言われたら7つ確認する
仕事を始める前に、次の7つだけ確認してみてください。
| 確認すること | 自分への質問 |
|---|---|
| 完成形 | 何ができれば終わり？ |
| 期限 | いつまで？途中確認はいつ？ |
| 作業 | 完成までに何をする？ |
| 順番 | 先に終わらないと進めないものは？ |
| 他人待ち | 誰かに頼む・確認してもらうことは？ |
| 確認 | どの段階で方向を確認する？ |
| 変更 | 予定が変わったら何をずらす？ |
毎回きれいな表を作る必要はありません。
慣れれば頭の中でもできます。でも、段取りが苦手なうちは一度書き出した方が抜けを見つけやすくなります。
同じ仕事なら前回の失敗を次の段取りに使う
初めてやる仕事を完璧に段取りするのは難しいです。
どこに時間がかかるか。どこで止まるか。誰への確認が必要か。まだ分からないからです。
でも、一度やった仕事なら次は変えられます。
- どこで予定より時間がかかったか
- 何を先に頼んでおけばよかったか
- 何が足りなくて止まったか
- どの段階で確認すれば手戻りを防げたか
これを一つでも残しておけば、次回の段取りになります。
段取りがいい人は、最初から全部分かっている人ではありません。前回うまくいかなかった順番を、次の仕事で変えられる人です。
まとめ｜速く始めるより止まらない流れを作る
仕事の段取りが悪いと言われたら、「もっと早く動かなきゃ」と考える必要はありません。
むしろ、手を動かす前に一度だけ全体を見ます。
- 何ができれば終わりか
- 完成までに何が必要か
- 何を先に動かすか
- 誰かに頼む仕事は何か
- いつ確認するか
現場に入る日に材料違いに気づく。加工が終わっていないのに接着剤だけ先に揃っている。
こうした問題は、当日に頑張って取り返すより、前の段階で止めた方が圧倒的に楽です。
段取りがいいとは、ずっと忙しく動いていることではありません。仕事を始める前に、完成までの道を一度見ていることです。
速く始めることより、途中で止まらない流れを作る。
まずそこからで十分です。
